Política Institucional de Salvaguarda Infantil / Institutional Child Safeguarding Policy

Homo Ludens Inovação e Conhecimento

Política Institucional de Salvaguarda Infantil

Homo Ludens Inovação e Conhecimento

1. Introdução e objetivo

A Homo Ludens Inovação e Conhecimento (“Homo Ludens”) reconhece a proteção de crianças e adolescentes como compromisso institucional em todas as atividades que envolvam, direta ou indiretamente, esse público, incluindo atividades de pesquisa, consultoria, formação e projetos executados isoladamente ou em parceria com terceiros.

Esta Política Institucional de Salvaguarda Infantil (“Política”) estabelece os princípios, compromissos, papéis, responsabilidades e procedimentos que orientam a atuação da Homo Ludens, de seus sócios, colaboradores, consultores e parceiros contratados, com a finalidade de prevenir, identificar e responder a qualquer forma de violência, abuso, exploração, negligência ou dano a crianças e adolescentes associada às atividades da organização.

Esta Política complementa, sem substituir, o Código de Ética e Conduta já publicado pela Homo Ludens, que trata de matéria de integridade e conformidade anticorrupção. É elaborada, entre outras finalidades, para atender a requisitos de salvaguarda infantil aplicáveis a projetos de pesquisa e parcerias dos quais a Homo Ludens seja parte.

2. Alcance

Esta Política aplica-se a:

sócios e administradores da Homo Ludens;
colaboradores, empregados, estagiários e prestadores de serviço vinculados à organização;
consultores, pesquisadores associados e parceiros que atuem em nome da Homo Ludens ou em projetos por ela conduzidos ou coconduzidos;
terceiros contratados pela Homo Ludens para atividades que impliquem contato direto ou indireto com crianças e adolescentes.

Aplica-se a todas as atividades da Homo Ludens que envolvam, direta ou indiretamente, crianças e adolescentes, incluindo pesquisas de campo, entrevistas, grupos focais, oficinas, comitês consultivos, coleta e tratamento de dados, produção de materiais e atividades de disseminação, no Brasil ou no exterior.

3. Definições

Criança e adolescente: para os efeitos desta Política, é criança ou adolescente toda pessoa com idade inferior a 18 (dezoito) anos, em conformidade com o artigo 1º da Convenção sobre os Direitos da Criança das Nações Unidas, ratificada pelo Brasil pelo Decreto nº 99.710/1990. Internamente, o Estatuto da Criança e do Adolescente (Lei nº 8.069/1990, art. 2º) subdivide esse universo em “criança” (até 12 anos incompletos) e “adolescente” (entre 12 e 18 anos incompletos); esta Política adota a expressão conjunta “crianças e adolescentes” para abranger integralmente esse universo.
Salvaguarda infantil: conjunto de políticas e práticas destinadas a proteger crianças e adolescentes de danos durante atividades que envolvam sua participação.
Ponto Focal de Salvaguarda: pessoa designada pela Homo Ludens como responsável primária por questões de salvaguarda infantil no âmbito da organização.
Preocupação de salvaguarda: qualquer informação, observação, revelação ou suspeita de que uma criança ou adolescente sofreu, está sofrendo ou corre risco de sofrer dano em conexão com atividades da Homo Ludens.
Parceiro ou colaborador externo: pessoa física ou jurídica contratada pela Homo Ludens ou associada a projeto por ela conduzido, sem vínculo empregatício direto.

4. Fundamentos legais e normativos

Esta Política observa, no que aplicável:

a Constituição Federal de 1988, art. 227, que estabelece a prioridade absoluta dos direitos de crianças e adolescentes;
o Estatuto da Criança e do Adolescente (Lei nº 8.069/1990), incluindo o dever de comunicação de suspeita de maus-tratos ao Conselho Tutelar (arts. 13 e 245);
a Convenção sobre os Direitos da Criança das Nações Unidas (Decreto nº 99.710/1990);
a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018), em especial quanto ao tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes (art. 14);
requisitos de salvaguarda específicos de projetos de pesquisa ou parcerias dos quais a Homo Ludens seja parte.

5. Princípios de salvaguarda

Prioridade absoluta e melhor interesse da criança e do adolescente em toda decisão ou atividade da Homo Ludens que os envolva.
Prevenção e não maleficência: atuação proativa para evitar exposição a dano, abuso, exploração ou negligência.
Não discriminação, no acesso e nas condições de participação.
Participação e respeito à opinião da criança e do adolescente, conforme sua capacidade evolutiva.
Confidencialidade proporcional e proteção de dados pessoais, com acesso restrito às informações estritamente necessárias.
Responsabilização (accountability): apuração diligente de preocupações relatadas e prestação de contas sobre as medidas adotadas.

6. Compromissos institucionais

A Homo Ludens compromete-se a:

manter e revisar periodicamente esta Política;
designar e capacitar Ponto Focal de Salvaguarda, com suplente para casos de impedimento ou conflito de interesse;
assegurar capacitação de sócios, colaboradores e parceiros com contato direto com crianças e adolescentes antes do início de suas atividades, e assegurar que todos os demais envolvidos em atividades de projetos com componente de participação infantil compreendam suas responsabilidades básicas de salvaguarda;
realizar avaliação de risco de salvaguarda previamente ao início de atividades que envolvam crianças e adolescentes, e revisá-la sempre que o contexto ou os riscos se alterarem de forma relevante;
manter canal de denúncia acessível, confidencial e protegido contra represálias;
assegurar que crianças e adolescentes e seus pais ou responsáveis recebam informação acessível e adequada à idade sobre os cuidados de salvaguarda, os padrões de conduta esperados e a forma de levantar preocupações ou buscar apoio, nas atividades em que a Homo Ludens tiver esse papel;
responder a preocupações de salvaguarda de forma tempestiva, documentada e com o devido encaminhamento às autoridades competentes quando exigido por lei;
cooperar com parceiros institucionais, financiadores e autoridades competentes em questões de salvaguarda, quando aplicável;
exigir de terceiros contratados o reconhecimento formal e o cumprimento desta Política, nos termos da Seção 12.

7. Código de conduta em atividades com crianças e adolescentes

7.1. Deveres

No exercício de atividades da Homo Ludens que envolvam crianças e adolescentes, as pessoas abrangidas por esta Política devem:

priorizar a segurança, o bem-estar e a dignidade da criança ou adolescente em todas as circunstâncias;
tratar todos os participantes com respeito, equidade e sem discriminação;
escutar a criança ou adolescente e considerar seriamente sua opinião;
manter limites profissionais apropriados em toda interação;
relatar imediatamente qualquer preocupação de salvaguarda ao Ponto Focal, sem presumir que outra pessoa o fará.

7.2. Vedações

No mesmo contexto, é vedado às pessoas abrangidas por esta Política:

realizar comentários, brincadeiras ou ações que possam causar constrangimento, humilhação ou intimidação, ou que apresentem conteúdo discriminatório ou sexualmente sugestivo;
estabelecer relação pessoal inadequada com criança ou adolescente participante;
manter contato individual não supervisionado com criança ou adolescente participante, salvo quando, sendo inevitável, o contato for previamente avaliado quanto ao risco, ocorrer à vista ou ao alcance de terceiros sempre que viável, e for devidamente documentado;
utilizar contas pessoais de redes sociais ou aplicativos de mensagem para se comunicar com crianças ou adolescentes participantes;
fazer promessas que não possam ser cumpridas, incluindo promessas de confidencialidade quando surgir preocupação de salvaguarda;
praticar, incentivar ou tolerar qualquer forma de abuso, exploração, assédio ou comportamento sexualmente inapropriado envolvendo crianças ou adolescentes.

A violação deste Código sujeita o responsável às medidas disciplinares, contratuais e legais cabíveis, sem prejuízo da comunicação às autoridades competentes quando exigida por lei.

8. Ponto Focal de Salvaguarda Infantil

O Ponto Focal de Salvaguarda Infantil da Homo Ludens é o Encarregado de Proteção de Dados (Data Protection Officer — DPO) da organização, ou a pessoa por ele designada, atuando com suplente para casos de impedimento ou conflito de interesse. O Ponto Focal recebe capacitação específica para a função, em conformidade com o compromisso institucional previsto na Seção 6, e é responsável por: orientar sócios, colaboradores e parceiros sobre esta Política; receber e encaminhar preocupações de salvaguarda; coordenar a avaliação de risco das atividades da organização; manter registro confidencial das preocupações relatadas e das medidas adotadas; e representar a Homo Ludens perante parceiros institucionais e projetos específicos em matéria de salvaguarda infantil.

Contato: dpo@homoludens.com.br

9. Avaliação e gestão de riscos

Antes do início de qualquer atividade que envolva crianças ou adolescentes, a Homo Ludens realizará avaliação de risco de salvaguarda, compreendendo: identificação dos riscos potenciais associados à atividade; identificação das crianças ou grupos que possam estar sujeitos a riscos particulares em razão de idade, capacidade, deficiência, gênero, localização ou condição socioeconômica; avaliação da probabilidade e do impacto de cada risco; definição de medidas de mitigação; e avaliação do risco residual para decidir se a atividade pode prosseguir e em quais condições.

A avaliação será revisada sempre que a atividade, o contexto ou os riscos identificados se alterarem de forma relevante, ou sempre que uma preocupação de salvaguarda indicar que as medidas de mitigação vigentes são insuficientes.

10. Capacitação e treinamento

Todos os sócios, colaboradores e parceiros envolvidos em atividades de projetos com componente de participação infantil recebem, antes do início dessas atividades, uma orientação básica sobre os princípios desta Política e sobre a forma correta de acolher, documentar e reportar uma preocupação de salvaguarda, sem investigá-la por conta própria.

Sócios e colaboradores com contato direto com crianças e adolescentes recebem, adicionalmente, capacitação aprofundada sobre: os procedimentos desta Política; identificação de sinais de risco e de preocupações de salvaguarda; e comunicação e facilitação apropriadas à idade e à capacidade evolutiva da criança ou adolescente. A capacitação é revisada periodicamente e sempre que esta Política for atualizada.

11. Canais de denúncia e procedimento de resposta

A Homo Ludens mantém canal de denúncia dedicado a preocupações de salvaguarda infantil, distinto do canal de denúncia de compliance previsto no Código de Ética e Conduta da organização, em razão da natureza e da urgência potencialmente distintas dessas questões. O canal é operado pelo Ponto Focal de Salvaguarda (dpo@homoludens.com.br), e a preocupação também pode ser relatada verbalmente e diretamente a essa pessoa.

O procedimento de resposta observa os seguintes requisitos mínimos:

a segurança imediata da criança ou adolescente é a prioridade máxima; havendo risco iminente, devem ser acionados de imediato os serviços de emergência, o Conselho Tutelar ou outra autoridade competente;
toda preocupação relatada deve ser documentada e encaminhada ao Ponto Focal; recomenda-se prazo de referência de até 24 horas para confirmação de recebimento e de até 72 horas para avaliação inicial, ajustáveis conforme a gravidade do caso;
sócios e colaboradores não devem investigar preocupações de salvaguarda por conta própria; seu papel é escutar, acolher, documentar e reportar ao Ponto Focal;
crianças, adolescentes e adultos devem ter uma rota alternativa para relatar uma preocupação sempre que ela envolver a pessoa a quem normalmente se dirigiriam, incluindo o próprio Ponto Focal; nesses casos, a preocupação deve ser encaminhada ao suplente ou, na sua ausência, diretamente à administração da Homo Ludens;
é assegurada proteção contra represálias ao denunciante de boa-fé;
confirmada uma preocupação de salvaguarda, a Homo Ludens assegura o devido acompanhamento da criança ou adolescente envolvido, incluindo encaminhamento a serviços especializados de apoio quando necessário e, quando apropriado e seguro, retorno sobre o resultado das medidas adotadas;
quando a lei exigir, a preocupação será comunicada ao Conselho Tutelar, à autoridade policial ou ao Ministério Público, independentemente de outras medidas internas.

Em atividades realizadas no âmbito de projetos específicos que estabeleçam rota própria de escalonamento, o procedimento desta Seção opera em conjunto com, e não em substituição a, essa rota, conforme detalhado na Seção 14.

12. Relação com terceiros, parceiros e colaboradores externos

Contratos ou termos de colaboração firmados pela Homo Ludens com consultores, pesquisadores associados, fornecedores ou outros terceiros cujas atividades possam envolver contato direto ou indireto com crianças e adolescentes devem incluir cláusula expressa de reconhecimento e compromisso de cumprimento desta Política, como condição contratual. Essa exigência é implementada por meio do mesmo processo de due diligence de terceiros já previsto no Código de Ética e Conduta da organização (item 3.9), que passa a incluir uma pergunta de triagem sobre eventual contato do parceiro ou fornecedor com crianças, em vez de um processo de avaliação paralelo.

13. Relação com o Código de Ética e Conduta da Homo Ludens

Esta Política é complementar ao Código de Ética e Conduta da Homo Ludens e não o substitui. Estruturas já previstas no Código — como o canal de denúncia institucional, a due diligence de terceiros e os treinamentos periódicos — permanecem aplicáveis a questões de integridade e conformidade anticorrupção. Preocupações de salvaguarda infantil, em razão de sua natureza e urgência, seguem o procedimento específico estabelecido na Seção 11 desta Política. Os dois documentos compartilham um único Termo de Ciência e Compromisso, reproduzido ao final desta página.

14. Alinhamento com projetos específicos

No âmbito de projetos específicos dos quais a Homo Ludens seja parceira, esta Política opera em conjunto com os requisitos de salvaguarda estabelecidos pelo projeto e, quando aplicável e formalizado, com a política institucional de organização parceira à qual a Homo Ludens venha a aderir contratualmente para esse fim.

Nesses casos, aplica-se o padrão que oferecer maior proteção à criança ou adolescente entre esta Política e o instrumento específico do projeto, e as rotas de escalonamento próprias do projeto somam-se, sem substituir, ao procedimento estabelecido na Seção 11.

15. Monitoramento, revisão e vigência

Esta Política será revisada, no mínimo, anualmente, e sempre que houver alteração relevante no contexto de atuação da Homo Ludens, na legislação aplicável, ou em decorrência de aprendizados extraídos de preocupações de salvaguarda relatadas. Quando praticável, essa revisão ocorrerá no mesmo ciclo da revisão periódica do Código de Ética e Conduta (item 3.11), de modo que os dois documentos permaneçam atualizados sob um único ritmo de governança. Esta Política entra em vigor na data de sua publicação nesta página e permanece válida até nova revisão.

Termo de Ciência e Compromisso

Declaro ter recebido, lido e compreendido integralmente o Código de Ética e Conduta e a Política Institucional de Salvaguarda Infantil da Homo Ludens Inovação e Conhecimento, e comprometo-me a cumprir os dois instrumentos e a legislação aplicável em todas as atividades que exercer em nome da organização.

Comprometo-me a comunicar imediatamente: (i) qualquer violação ao Código de Ética e Conduta, pelos canais nele previstos; e (ii) qualquer preocupação relativa à segurança ou ao bem-estar de crianças e adolescentes, ao Ponto Focal de Salvaguarda (Encarregado de Proteção de Dados — DPO — ou pessoa por ele designada), pelo e-mail dpo@homoludens.com.br.

Nome completo:
Função/cargo:
Local e data:
Assinatura:

Institutional Child Safeguarding Policy

Homo Ludens Inovação e Conhecimento

1. Introduction and purpose

Homo Ludens Inovação e Conhecimento (“Homo Ludens”) recognises the protection of children and adolescents as an institutional commitment in all activities that involve, directly or indirectly, this population, including research, consulting, training and projects carried out alone or in partnership with third parties.

This Institutional Child Safeguarding Policy (“Policy”) sets out the principles, commitments, roles, responsibilities and procedures that guide the conduct of Homo Ludens, its partners, staff, consultants and contracted collaborators, with the aim of preventing, identifying and responding to any form of violence, abuse, exploitation, neglect or harm to children and adolescents associated with the organisation’s activities.

This Policy complements, and does not replace, the Code of Ethics and Conduct already published by Homo Ludens, which addresses matters of corporate integrity and anti-corruption compliance. It is prepared, among other purposes, to meet child safeguarding requirements applicable to research projects and partnerships to which Homo Ludens is a party.

2. Scope

This Policy applies to:

partners and directors of Homo Ludens;
staff, employees, interns and service providers engaged by the organisation;
consultants, associated researchers and partners acting on behalf of Homo Ludens or on projects it conducts or co-conducts;
third parties contracted by Homo Ludens for activities that involve direct or indirect contact with children and adolescents.

It applies to all Homo Ludens activities that involve, directly or indirectly, children and adolescents, including field research, interviews, focus groups, workshops, advisory committees, data collection and processing, production of materials, and dissemination activities, in Brazil or abroad.

3. Definitions

Child and adolescent: for the purposes of this Policy, a child or adolescent is any person under the age of 18 (eighteen), in accordance with Article 1 of the United Nations Convention on the Rights of the Child, ratified by Brazil through Decree No. 99,710/1990. Domestically, the Child and Adolescent Statute (Law No. 8,069/1990, Art. 2) subdivides this population into “child” (up to 12 incomplete years) and “adolescent” (between 12 and 18 incomplete years); this Policy adopts the combined expression “children and adolescents” to cover this population in full.
Child safeguarding: the set of policies and practices designed to protect children and adolescents from harm during activities involving their participation.
Safeguarding Focal Point: the person designated by Homo Ludens as the primary contact responsible for child safeguarding matters within the organisation.
Safeguarding concern: any information, observation, disclosure or suspicion that a child or adolescent has suffered, is suffering, or is at risk of suffering harm in connection with Homo Ludens’ activities.
Partner or external collaborator: a natural or legal person contracted by Homo Ludens, or associated with a project it conducts, without a direct employment relationship.

4. Legal and normative basis

This Policy observes, as applicable:

the Brazilian Federal Constitution of 1988, Article 227, which establishes the absolute priority of the rights of children and adolescents;
the Child and Adolescent Statute (Law No. 8,069/1990, “ECA”), including the duty to report suspected mistreatment to the Guardianship Council (Conselho Tutelar) (Arts. 13 and 245);
the United Nations Convention on the Rights of the Child (Decree No. 99,710/1990);
the Brazilian General Data Protection Law (Law No. 13,709/2018, “LGPD”), in particular regarding the processing of personal data of children and adolescents (Art. 14);
safeguarding requirements specific to research projects or partnerships to which Homo Ludens is a party.

5. Safeguarding principles

Absolute priority and best interests of the child and adolescent in every decision or activity of Homo Ludens that concerns them.
Prevention and non-maleficence: proactive action to avoid exposure to harm, abuse, exploitation or neglect.
Non-discrimination, in access to and conditions of participation.
Participation and respect for the views of the child and adolescent, in accordance with their evolving capacities.
Proportionate confidentiality and data protection, with access restricted to information that is strictly necessary.
Accountability: diligent handling of reported concerns and accountability for the measures adopted.

6. Institutional commitments

Homo Ludens commits to:

maintain and periodically review this Policy;
designate and train a Safeguarding Focal Point, with a deputy for cases of impediment or conflict of interest;
ensure that partners, staff and collaborators with direct contact with children and adolescents are trained before starting their activities, and that everyone else involved in project activities with a child-participation component understands their basic safeguarding responsibilities;
carry out a safeguarding risk assessment before the start of activities involving children and adolescents, and review it whenever the context or the risks identified change materially;
maintain an accessible, confidential reporting channel, protected against retaliation;
ensure that children and adolescents and their parents or carers receive accessible and age-appropriate information about safeguarding arrangements, expected standards of conduct, and how to raise concerns or seek support, in activities where Homo Ludens has that role;
respond to safeguarding concerns in a timely, documented manner, with appropriate referral to the competent authorities where required by law;
cooperate with institutional partners, funders and competent authorities on safeguarding matters, as applicable;
require contracted third parties to formally acknowledge and comply with this Policy, under the terms of Section 12.

7. Code of conduct in activities involving children and adolescents

7.1. Duties

In carrying out Homo Ludens activities involving children and adolescents, persons covered by this Policy must:

prioritise the safety, wellbeing and dignity of the child or adolescent at all times;
treat all participants with respect and fairness, without discrimination;
listen to the child or adolescent and take their views seriously;
maintain appropriate professional boundaries in every interaction;
report any safeguarding concern immediately to the Focal Point, without assuming someone else will do so.

7.2. Prohibitions

In the same context, persons covered by this Policy are prohibited from:

engaging in comments, jokes or actions that could cause embarrassment, humiliation or intimidation, or that carry discriminatory or sexually suggestive content;
forming an inappropriate personal relationship with a child or adolescent participant;
maintaining unsupervised one-to-one contact with a child or adolescent participant, except where, being unavoidable, such contact is risk-assessed in advance, takes place within sight or earshot of others whenever feasible, and is documented;
using personal social media accounts or messaging applications to communicate with child or adolescent participants;
making promises that cannot be kept, including promises of confidentiality where a safeguarding concern arises;
engaging in, encouraging or tolerating any form of abuse, exploitation, harassment or sexually inappropriate behaviour involving children or adolescents.

Breach of this Code exposes the person responsible to applicable disciplinary, contractual and legal measures, without prejudice to reporting to the competent authorities where required by law.

8. Safeguarding Focal Point

Homo Ludens’ Child Safeguarding Focal Point is the organisation’s Data Protection Officer (DPO), or the person the DPO designates, acting with a deputy for cases of impediment or conflict of interest. The Focal Point receives training specific to the role, in line with the institutional commitment set out in Section 6, and is responsible for: guiding partners, staff and collaborators on this Policy; receiving and referring safeguarding concerns; coordinating the risk assessment of the organisation’s activities; keeping a confidential record of concerns reported and measures adopted; and representing Homo Ludens before institutional partners and specific projects on child safeguarding matters.

Contact: dpo@homoludens.com.br

9. Risk assessment and management

Before the start of any activity involving children or adolescents, Homo Ludens will carry out a safeguarding risk assessment, comprising: identification of the potential risks associated with the activity; identification of the children or groups who may face particular risks owing to age, capacity, disability, gender, location or socio-economic circumstances; assessment of the likelihood and impact of each risk; definition of mitigation measures; and assessment of the residual risk to decide whether, and under what conditions, the activity may proceed.

The assessment will be reviewed whenever the activity, the context or the risks identified change materially, or whenever a safeguarding concern indicates that the mitigation measures in place are insufficient.

10. Training

All partners, staff and collaborators involved in project activities with a child-participation component receive, before such activities begin, basic guidance on the principles of this Policy and on the correct way to receive, document and report a safeguarding concern, without investigating it themselves.

Partners and collaborators with direct contact with children and adolescents additionally receive in-depth training on: the procedures of this Policy; recognising signs of risk and of safeguarding concerns; and communication and facilitation appropriate to the age and evolving capacities of the child or adolescent. Training is reviewed periodically and whenever this Policy is updated.

11. Reporting channels and response procedure

Homo Ludens maintains a reporting channel dedicated to child safeguarding concerns, distinct from the compliance reporting channel provided for in the organisation’s Code of Ethics and Conduct, given the distinct nature and urgency these matters may involve. The channel is operated by the Safeguarding Focal Point (dpo@homoludens.com.br), and a concern may also be reported verbally, directly to that person.

The response procedure observes the following minimum requirements:

the immediate safety of the child or adolescent is the highest priority; where there is an imminent risk, emergency services, the Guardianship Council (Conselho Tutelar) or another competent authority must be contacted without delay;
every concern reported must be documented and referred to the Focal Point; a reference timeframe of up to 24 hours for acknowledgment of receipt and up to 72 hours for an initial assessment is recommended, adjustable according to the severity of the case;
partners and collaborators must not investigate safeguarding concerns themselves; their role is to listen, respond appropriately, document and report to the Focal Point;
children, adolescents and adults must have an alternative route to report a concern whenever it involves the person they would normally approach, including the Focal Point; in such cases, the concern must be referred to the deputy or, in their absence, directly to Homo Ludens’ management;
protection against retaliation is assured for a good-faith reporter;
once a safeguarding concern is confirmed, Homo Ludens ensures appropriate follow-up with the child or adolescent concerned, including referral to specialised support services where needed and, where appropriate and safe to do so, feedback on the outcome of the measures adopted;
where required by law, the concern will be reported to the Guardianship Council, the police authority or the Public Prosecutor’s Office, regardless of any other internal measures.

In activities carried out under specific projects that establish their own escalation pathway, the procedure in this Section operates alongside, and does not replace, that pathway, as detailed in Section 14.

12. Relationship with third parties, partners and external collaborators

Contracts or collaboration agreements entered into by Homo Ludens with consultants, associated researchers, suppliers or other third parties whose activities may involve direct or indirect contact with children and adolescents must include an express clause of acknowledgment of, and commitment to comply with, this Policy, as a contractual condition. This requirement is implemented through the same third-party due-diligence process already provided for in the organisation’s Code of Ethics and Conduct (item 3.9), which now includes a screening question on whether the prospective partner or supplier will have contact with children, rather than through a separate, parallel process.

13. Relationship with the Homo Ludens Code of Ethics and Conduct

This Policy is complementary to Homo Ludens’ Code of Ethics and Conduct and does not replace it. Structures already provided for in the Code — such as the institutional reporting channel, third-party due diligence and periodic training — remain applicable to matters of integrity and anti-corruption compliance. Child safeguarding concerns, owing to their nature and urgency, follow the specific procedure set out in Section 11 of this Policy. The two documents share a single Acknowledgment and Commitment Form, reproduced at the end of this page.

14. Alignment with specific projects

Within specific projects to which Homo Ludens is a partner, this Policy operates alongside the safeguarding requirements established by the project and, where applicable and formalised, alongside the institutional policy of a partner organisation to which Homo Ludens may contractually adhere for that purpose.

In such cases, the standard offering the greater protection to the child or adolescent, as between this Policy and the project-specific instrument, applies, and the project’s own escalation pathways are additional to, and do not replace, the procedure set out in Section 11.

15. Monitoring, review and validity

This Policy will be reviewed at least annually, and whenever there is a material change in Homo Ludens’ operating context, in applicable legislation, or as a result of lessons learned from reported safeguarding concerns. Where practicable, this review will be carried out in the same cycle as the periodic review of the Code of Ethics and Conduct (item 3.11), so that both documents are kept current under a single governance rhythm. This Policy takes effect on the date of its publication on this page and remains valid until its next review.

Acknowledgment and Commitment Form

I declare that I have received, read and fully understood the Code of Ethics and Conduct and the Institutional Child Safeguarding Policy of Homo Ludens Inovação e Conhecimento, and I commit to complying with both instruments and with applicable law in all activities I carry out on behalf of the organisation.

I commit to immediately reporting: (i) any breach of the Code of Ethics and Conduct, through the channels it provides; and (ii) any concern regarding the safety or wellbeing of children and adolescents, to the Safeguarding Focal Point (Data Protection Officer — DPO — or the person the DPO designates), by e-mail to dpo@homoludens.com.br.

Full name:
Role/position:
Place and date:
Signature: